Plus question d’envoyer ses factures sous format papier depuis le 1er janvier 2020 et ce, en vertu de la loi de finances, visant à la transition numérique. En fonction de leur taille, les entreprises assujetties à la TVA sont tenues de respecter un échéancier, mais toutes seront obligées de s’y soumettre à terme. Cela n’est bien entendu qu’une amorce, pour viser le 100% numérique. Comment procéder dans les faits, quand ce n’est pas déjà fait ?
Est-il obligatoire de passer à la digitalisation en entreprise ?
Légalement, il ne sera bientôt plus possible pour n’importe quelle entreprise qui est assujettie à la TVA d’envoyer ses factures à destination du secteur public par voie manuscrite ; c’est-à-dire en utilisant le support papier.
Par cette obligation, le gouvernement entend lutter contre différents problèmes : un manque de compétitivité des entreprises françaises vis-à-vis de celles de l’étranger, mais aussi diminuer le risque de fraude à la TVA, entre autres.
Dès lors qu’une entreprise est concernée, elle doit choisir une plateforme de dématérialisation qui est partenaire de l’administration ou faire le choix de se rendre sur la plateforme Chorus Pro ; un portail public de facturation.
L’envoi de facture 100% en ligne ne constitue bien entendu qu’une première étape, puisqu’à terme, les entreprises doivent viser le zéro papier et donc utiliser de manière constante et usuelle la digitalisation au sein de leur structure.
Cela n’est pas toujours aussi facile qu’on le pense et même les experts parlent pour certaines d’entre elles d’un réel bouleversement.
Comment obtenir de l’aide pour la numérisation de ses documents professionnels ?
Si les factures en ligne peuvent déjà représenter un challenge de taille pour certaines structures ; habituées à fonctionner autrement depuis des années ; que penser des étapes suivantes qui les attendent ?
Comment viser le zéro papier, quand on sait que pour cela, il conviendrait de numériser selon les normes en vigueur tous les documents papiers existants au sein de l’entreprise, à l’instar des archives ?
Comment mettre en place une bonne gestion électronique des documents (GED) pour que tous les collaborateurs y trouvent leur intérêt et surtout gagnent en productivité ? Il faut assurer une communication parfaite entre les collaborateurs et cela ne peut se faire qu’avec une formation en bonne et due forme pour expliquer les atouts de cette digitalisation, les bonnes pratiques à adopter par tous. Tout cela et plus encore peut être externalisé à une entreprise spécialisée.
Ce n’est bien entendu pas la seule chose que l’on peut lui demander, car les besoins en la matière sont pluriels. Tri des archives papier, suppression des documents qui ne sont plus valables, numérisation des autres, suivie d’un classement (politique à déterminer avec l’ensemble des salariés impliqués pour une meilleure compréhension et un meilleur usage au quotidien), mais aussi espace de stockage dédié en fonction de la taille de l’entreprise et son évolution possible sont autant de points à aborder et de prestations à demander, pour arriver, bientôt, à une transformation digitale plus sereine.
